传统会议的组织过程：
传统会议的六大不足：
会议系统概述：
无纸化会议系统，组成包括平板电脑(或者PC电脑)，路由(支持企业无线路由)，服务器(或普通PC机)三大部分。其会议中使用的文件全是采用电子档， 开会过程中每个坐席均配有升降器，与会者可以在升降器上查看会议的相关信息，例如会议简介，会议议题，参会人员等，也可以查看会议相关的文稿(主要是PPT，Excel，Word，PDF等办公文档)，当你需要主持某个文档的演讲时，可以发起同屏，让每个坐席都能同时看到你对这文档的操作，比较你对文档的翻页，放大缩小，或者批注文档，这是传统的会议无法做到的。
用现代技术手段，将传统的纸质工作流程数字化，实现电子化、自动化、信息化和智能化的管理系统。其主要目的是提高工作效率、降低成本、便于管理和减少环境污染。无纸化系统包括电子文档管理系统、电子签名、电子合同、电子邮件等。
无纸化会议系统的特点：
无纸化会议的应用价值：
二、系统功能：
系统架构图：
流程管理：
会前管理：
会前管理-（创建会议）
远程登陆：在办公室便可完成会前工作准备，支持多个管理员，互相不干扰；
支持创建会议：可设置会议名称、会议时间(开始/结束)、
支持会议模板：可保存各种类型的会议模板，方便会议创建时，直接使用；
支持历史会议：已结束的会议，方便下次可调用；
会前管理-（信息预设）
会前管理-（资料上传）
会中管理：
会中管理：（会议签到）
会中管理：（文件阅览）
√可对会议议程、会议议题、会议纪要、临时文件里的文件进行阅览
√可对多种文件格式进行阅览
√包括常见格式word、excel、PPT、PDF、txt、HTML、图片等
会中管理：（点播视频）
• 视频服务分为直播视频与点播视频，点击选中的视频，可以打开进行播放，观看会议相关视频。
• 直播视频支持RTSP和RTMP视频直播流
• 点播视频支持视频的格式有：mp4、wmv、flv、mov、avi、mkv、rmvb、mpeg、mpg
会中管理：（直播视频）
• 视频服务分为直播视频与点播视频，点击选中的视频，可以打开进行播放，观看会议相关视频。
• 直播视频支持RTSP和RTMP视频直播流
• 点播视频支持视频的格式有：mp4、wmv、flv、mov、avi、mkv、rmvb、mpeg、mpg
会中管理：（上传文件）
会中管理：（屏幕广播）
• 下拉即可显示菜单，针扣按钮可固定
• 当有参会者发起屏幕广播后，其他参会者同步进入跟踪主讲模式
• 注：该模式下，参会者不可以进行其他操作，点击右上角的【异步浏览】后，才能自由操作
• 自由操作后，若需要继续跟踪，可以点击【跟踪主讲】，回到跟踪主讲模式
会中管理：（异步浏览）
• 申请发言：参会者可以向主席申请打开话筒进行发言，待主席同意后，即可发言
• 屏幕广播：参会者可以将本会议终端的内容显示发送至其他参会者终端及会场大屏幕，实现实时屏幕广播
• 跟踪主讲：跟踪主讲的同步画面，亦可通过右上角一键实现“异步浏览”
• windows：把终端当成普通电脑使用，亦可返回会议
会中管理：（手写批注）
任意界面批注：会议过程中，点击【手写批注】，可对任意页面进行截屏手写批注，并只可以保存至服务器
会中管理：（电子白板）
• 个人使用：参会者自己进入画图模式
• 交互使用：参会者可以进入交互白板模式，其他参会者收到加入交互白板通知，并可以点击加入交互白板，实现多人共享同一白板操作。
会中管理：（网络浏览）
客户端内置浏览器：无纸化系统内置浏览器功能，会议过程中，参会者可以通过“网络浏览”界面查询相关资料
会中管理：（会议服务）
• 会议过程中，如有会议服务需求，可以在“会议服务”界面，选择相应的需求，呼叫会议服务
• 该页面支持自定义输入需求服务。
会中管理：（会议交流）
• 会议过程中，参会者可以选择与一个或与多个其他参会者进行交流沟通
• 若当前不在“会议交流”界面，收到会议消息，系统会及时在右上角图标闪烁提醒，点击，可以快速进入“会议交流”页面
会后管理：
主席功能：
主席功能-（集中控制）
主席功能-（签到管理）
主席功能-（议题管理）
主席功能-（投票管理）
主席功能-（信号管理）
• 选择参会人员或外部信号，点击【开始广播】，即可邀请其进行屏幕广播
• 其中，若选择强制广播，全部参会者终端进入强制跟踪主讲模式，不可以异步浏览
开始发言：可以打开参会人员话筒，邀请其进行发言
结束发言：可以关闭话筒，结束参会人员的发言
同意发言：当有参会人员申请发言时，主席可以同意或拒绝其发言申请
三、系统优势：
产品优势：
• 兼容常用操作系统，可根据用户喜好及要求，预装Windows7/Windows10等操作系统，方便用户做软件应用扩展
• 软件远程诊断更新，联网即可免费获得原厂远程协助/远程诊断/软件更新升级
• 主菜单模块化裁剪，根据硬件配置情况打开或关闭部分功能
• 软件系统扩展性好，支持：输出到投影拼接屏/外部演示电脑接入/红外框大屏幕接入/流媒体接入/呼叫服务端接入/第三方中控界面接入
• 会议功能全面覆盖，会议签到/会议信息/会议文件/会议现场/会议记录/电子白板/交流提示/网络浏览/U盘导入/会议投票/视频点播、直播/PC模式/主持功能/中控功能
• 后台管理强大灵活，权限管理/首页格式/主界面管理/系统设置/桌签格式/多会议室定义/多会室预设/与会者管理/文件管理/投票管理/视频管理/会议安排表/会议存档
• 尖端功能遥遥领先，多会议支持/多视频支持/多发起者支持/多同步模式支持
• 支持全办公格式（doc/docx/xls/xlsx/ppt/pptx/pdf/png/jpg/html/htm/mht/tif/tiff/txt）
• 支持扩展行业用文件格式（ceb/gd/dwg/dxf）
• 支持所有可编辑文件格式的修改及保存副本、原笔迹批注（支持任意格式文档的原笔迹批注、word文件的批注结果动态叠加到文档中原格式保存）
• 主菜单层次人性化设计，所有功能一目了然
• 支持快捷菜单和主菜单，满足不同的使用习惯
• 支持功能按钮折叠隐藏，扩大文档显示区域
• 功能按钮自动合并消隐，简化用户上手过程
• 同系列产品支持异构组合
• 数据接口遵循webservice标准，支持功能自定义及与办公OA系统对接
• 支持多会议管理功能，支持多会议室合并召开同一会议，支持分组召开不同会议
• 支持多会议预设，支持预先将不同会议按时间安排在不同会议室，支持按时间自动切换会议
• 客户端软件支持各种主流操作系统（包括Windows、Android等），可按用户指定的客户端OS平台灵活配备客户端软件用户指定的客户端OS平台灵活配备客户端软件
技术优势：
四、应用场景
政府部门会议室应用场景：
提高会议效率
• 传统的会议需要大量的纸质文件，如议程、材料、备忘录等，而无纸化会议系统可以将这些文件数字化，并实现在线共享、标注、修改和讨论，使得会议更加高效、便捷和精确。
保障会议安全
• 政府会议通常涉及机密信息和敏感内容，如果使用纸质文件容易遗失或泄漏，而无纸化会议系统可以实现严格的权限控制、数据加密和审计跟踪，确保会议过程和信息的安全性和保密性。
促进信息共享
• 政府不同部门之间经常需要协调和合作，而无纸化会议系统可以实现跨部门、跨地域的信息共享和沟通，节省了时间和成本，提高了工作效率和协作效果。
改善环境保护
• 纸张资源有限，而无纸化会议系统可以避免大量纸张的消耗和废弃，减少环境污染和能源浪费，符合政府推行的绿色节能理念。
提高会议体验
• 无纸化会议系统可以实现多种交互模式和个性化设置，如电子签名、摄像头视频、语音识别、在线投票等，使得会议更加有趣、灵活和个性化。
降低会议成本
• 使用传统的会议方式需要购买大量的纸张、打印机、复印机等设备，并需要人力物力的运作，而无纸化会议系统可以避免这些成本，同时也减少了会议的时间和旅行费用。
法院/检察院应用场景：
会议前的准备工作
• 无纸化会议系统可以实现会议信息的集成和共享，例如会议日程、议题、参会人员名单、会议材料等都可以通过系统进行统一管理，降低了会议组织者的工作负担，并确保参会人员能够及时了解到会议的相关信息。
会议期间的信息共享和控制
• 在会议中，无纸化会议系统可以实现信息共享和控制，包括展示会议议程、演示幻灯片、显示视频资料等，同时还可以控制与会人员对特定内容的访问权限，防止敏感信息泄露。
决策过程中的协同工作
• 无纸化会议系统可以提供实时投票、意见交流、文件共享等协同工作功能，促进会议的决策过程，增强参会人员的参与度和决策效率。
会后跟进和总结
• 在会议结束后，无纸化会议系统提供了资料归档、决策跟进、反馈评估等功能，可以帮助组织者及时跟进决策，并对会议效果进行总结和评估，为下一次会议的组织提供参考。
信息安全保障
• 在公检法领域，会议中的信息涉及到很多敏感内容，如案情资料、个人隐私等，因此无纸化会议系统需要具有高度的信息安全保障措施，如身份认证、数据加密、权限控制等，确保会议信息的保密性和完整性。
军工会议应用场景：
机密性保障
• 军工企业的会议议题往往涉及到敏感信息和机密内容，传统纸质会议记录存在泄露或丢失的风险，使用无纸化会议系统可以通过数字加密技术确保数据安全。
高效性提升
• 传统会议需要事先准备资料、打印文档、发放材料等，而无纸化会议系统可以将所有资料在系统中预置，与会人员可以随时查看、编辑和共享，大大简化了会前准备和会后整理的工作量，提升了会议的效率。
协同性增强
• 无纸化会议系统可以支持实时互动、多人同时编辑和讨论，不同部门和地区的与会人员可以通过网络视频会议实现远程参会和协同工作，方便各方之间的沟通与合作。
节约成本
• 无纸化会议系统的使用可以避免了传统会议所需的大量打印、复印和邮寄等费用，同时减少了会议室对纸张、笔记本电脑等物资的需求，降低了企业的运营成本。
环保节能
• 使用无纸化会议系统可以避免浪费大量的纸张和其他资源，减少二氧化碳等有害气体的排放，为环境保护作出贡献。
企业会议应用场景：
电子白板
• 传统的白板需要使用投影仪或者幻灯片来进行展示，并且无法保存或分享。而使用无纸化会议系统，可以将白板变成一个大屏幕，通过电脑或者移动设备进行书写、标注、画图等操作，并且可以随时保存和分享，增强了会议的交互性和效率。
会议签名
• 在企业会议中，签署文件和合同是必不可少的环节，而传统的签名方式需要打印、签名和扫描，十分繁琐。使用无纸化会议系统，可以通过数字签名技术完成签署过程，提高签署速度和准确度，并且还能保证文件的安全性。
服务器存储
• 在传统的会议中，参会者需要携带大量的纸质文件，不仅浪费资源，还容易遗失或破损。而无纸化会议系统可以将文件保存在云端，参会者可以通过电脑或移动设备随时查看、编辑和分享，同时也减少了打印和复印的成本。
实时投票
• 无纸化会议系统可以提供实时投票功能，可以帮助主持人进行调查、统计和决策。与传统的纸质投票相比，无纸化投票更加快捷、精确，并且可以自动生成结果和报表，提高会议的效率和准确性。
指挥中心应用场景：
提高会议效率和准确性
• 无纸化会议系统可以让与会人员通过电子设备（如平板电脑、笔记本电脑等）进行资料查看、共享和标注，避免了传统会议时需要大量打印和分发文件的不便。在会议进行过程中，通过屏幕投影或显示器展示电子文档，可以让所有与会人员实时掌握会议主题、议程、材料等信息，并且可以随时进行修改、更新和补充，提高了会议的准确性和及时性。
实现信息的多样化呈现
• 无纸化会议系统可以支持多种形式的信息呈现，如文字、图片、表格、音频、视频等，这些信息可以通过电子设备直接展示或者共享到其他设备上，大大提高了与会人员对信息的理解和接受度。同时，无纸化会议系统还支持会议记录的语音或视频录制，可以便于后续的回顾和参考。
提升信息安全性和保密性
• 无纸化会议系统采用数字化的方式进行信息共享和传递，不需要打印和分发纸质文件，减少了资料遗失、泄露等问题的产生。在无纸化会议系统中，可以通过权限管理来控制与会人员对于会议资料的查看和下载，保证了会议信息的安全性和保密性。
降低环境污染和资源浪费
• 传统会议需要大量使用纸张、笔记本等物品，造成了对自然环境的破坏和资源的浪费。而无纸化会议系统则完全避免了这些问题的产生，减少了对环境的影响，同时也符合现代社会对于可持续发展的需求。
审判室应用场景：
保密性更高
• 审判工作具有高度机密性，无纸化会议系统可以通过加密和权限控制等功能，确保会议内容不受未经授权人员的窥探和泄露。
效率更高
• 无纸化会议系统可以实现会议资料的在线共享和协同编辑，提高了会议讨论的效率和质量，并且可以避免因为会议材料的遗失或者错误带来的时间和成本浪费。
环保节能
• 省去了大量纸张印刷和物流运输的过程，无纸化会议系统在资源利用和环保方面具有显著的优势，符合可持续发展的理念。
智能化辅助
• 无纸化会议系统可以结合人工智能技术，例如语音识别、智能翻译和自然语言处理等，为与会人员提供更加智能化的辅助工具，提高了会议的效率和质量。
可追溯性更强
• 无纸化会议系统可以记录所有与会人员的言论和行动，提供全面的会议记录和跟踪，方便后续的审查和查询，增强了会议的可追溯性和透明度。
